Workfloweinstellungen

Neben der eigentlichen Modul-Struktur des Workflows hat dieser auch Einstellungen zur Abrechnung, Benachrichtigung, Lebensdauer usw.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Workflows > Workflows (die Liste der bereits bestehenden Workflows öffnet sich). Klicken Sie auf die gewünschte Zeile. Der Workfloweditor öffnet sich.

Um die Einstellungen eines Workflows vornehmen zu können, klicken Sie in der Workflowansicht unten rechts auf das Symbol Workfloweinstellungen.

Feld Beschreibung
Als Standard-Workflow verwenden Pro Workflowtyp (Druck-, Scan-, Kopier-, Fax-Workflow) existiert immer ein Standard-Workflow (wird die Einstellung aktiviert, wird die Einstellung bei dem ggf. bisher als Standard festgelegten Workflow deaktiviert). Der Standard Workflow wird aufgerufen, wenn am Gerät im linksseitigen Menü auf das entsprechende Symbol gedrückt wird (der Dialog wird auch dann angezeigt, wenn der Workflow als OneClick-Workflow definiert ist). Ist ein Anwender nicht berechtigt den Standardworkflow zu verwenden, rückt der nächste in der Workflowreihenfolge an seine Stelle (siehe auch Workflows sortieren). Gibt es keinen Workflow, den der Anwender verwenden darf, verschwindet das Symbol aus dem Menü. Ein als Standard definierter Workflow kann nicht gelöscht werden (das Löschicon in der Listenansicht wird durch das Standard-Workflow-Icon ersetzt).
Als OneClick-Workflow verwenden Wird diese Option aktiviert, wird der Workflow als OneClick-Workflow verwendet (d.h. er wird beim Druck auf die Workflow-Kachel am Gerät sofort ausgeführt - Einstellungen sind durch den Anwender nicht möglich). Die Verwendung als OneClick-Workflow kann vom Anwender nicht deaktiviert werden. Bei Scan-Workflows ist darauf zu achten, dass zumindest ein Scanziel vorausgewählt sein muss.
Als Favorit verwenden Mit dieser Option legen Sie den Workflow generell als Favorit fest (er wird im Gerät in der Favoritenleiste angezeigt). Die Verwendung als Favorit kann vom Anwender nicht deaktiviert werden.
Direkt nach der Anmeldung am Gerät starten Diese Einstellung ist nur bei einem Workflow vom Typ Druck-Workflow | Alle drucken verfügbar. Sie können damit festlegen, ob nach der Anmeldung des Anwenders am Gerät sofort alle Druckaufträge ausgegeben werden sollen oder nicht.

Ein Workflow (und alle zugehörigen Dateien) wird immer dann gelöscht, wenn das Ende-Modul durchlaufen wurde. Die nachstehenden Einstellungen betreffen also nur Workflows, die in einem Modul warten (z.B. im Modul Druckauftragsliste, das darauf wartet, dass der Anwender den Druckauftrag druckt oder löscht). Die Prüfung der Lebensdauer wird ständig überwacht (bei jedem Start eines Workflows oder beim Neustart des Prozesses durch den IIS).

Fällt der Löschzeitpunkt auf Samstag oder Sonntag wird der Löschzeitpunkt automatisch auf den nächsten Werktag auf 23.59 Uhr verschoben.

Feld Beschreibung
Automatisch löschen Wenn diese Option deaktiviert ist, wird ein wartender Workflow niemals automatisch gelöscht (z.B. bleiben print@me Druckaufträge immer erhalten bis der Anwender einen Auftrag druckt oder löscht).
Maximale Laufzeit (Tage) Nach der hier einstellbaren Anzahl Tagen wird der Workflow und alle zugehörigen Dateien automatisch gelöscht (dies ist besonders bei print@me Druckaufträgen relevant). Die Prüfung der Lebensdauer wird ständig überwacht (bei jedem Start eines Workflows oder beim Neustart des Prozesses durch den IIS).

In den Preislisteneinstellungen legen Sie fest, welche Preisliste verwendet werden soll. Dem Workflow muss in jedem Fall eine Preisliste zugeordnet sein. Einem Gerät kann (muss aber nicht) auch eine Preisliste zugeordnet sein (siehe Geräteliste). Wählen Sie zunächst, welche bevorzugt verwendet werden soll. Zur Definition von Preislisten siehe auch Preislisten.

Feld Beschreibung
Preisliste verwenden von Legen Sie fest, welche Preisliste verwendet werden soll (Workflow oder Gerät).
Preisliste für den Workflow Die hier angegebene Workflow-Preisliste wird verwendet, wenn die Workflow-Preisliste verwendet werden soll oder die Gerätepreisliste verwendet werden soll, dem Gerät aber keine Preisliste zugeordnet ist.

Benachrichtigungen können bei verschiedenen Ereignissen verschickt werden. Je Workflow können Sie einen Absender für diese E-Mails angeben. Legen Sie diesen Absender unter E-Mail Absender für System E-Mails fest.

E-Mails können bei folgenden Ereignissen verschickt werden:

  • Benachrichtigung senden, wenn bei der Abarbeitung des Workflows ein Fehler auftritt
  • Benachrichtigung senden, wenn die maximale Laufzeit eines Workflows überschritten wurde
  • Benachrichtigung senden, wenn ein Modulausgang nicht gefunden wurde
Feld Beschreibung
Benachrichtigung aktiv Legen Sie fest, ob für dieses Ereignis eine E-Mail verschickt werden soll oder nicht. Ist diese Einstellung nicht vorhanden, kann die Benachrichtigung nicht deaktiviert werden.
Art der Benachrichtigung Die E-Mails können im HTML- oder im Textformat verschickt werden. An einigen Stellen kann auch eine Nachricht als Push-Benachrichtigung mit dem IQ4docs Messenger verschickt werden, siehe auch IQ4docs Messenger. Push-Benachrichtigungen können je nach Betriebssystem in der Länge limitiert sein.
Empfänger Geben Sie eine oder mehrere E-Mailadressen (mit Semikolon getrennt) an, an die die E-Mail verschickt werden soll. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Absender Geben Sie eine E-Mailadresse an, die als Absender der E-Mail verwendet werden soll. Dies ist auch die Adresse, die verwendet wird, wenn der Empfänger der E-Mail im E-Mailprogramm auf Antworten klickt. Es ist auch möglich die beim Anwender hinterlegte E-Mailadresse zu verwenden (%EMAIL%), siehe auch Variablen; dies kann bei einigen Ereignissen sinnvoll sein, da der Anwender, bei dem das Problem auftrat per E-Mail kontaktiert werden kann.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird bei E-Mailbenachrichtigung automatisch die E-Mailadresse des Anwenders, der den Workflow ausführt verwendet (bei Push-Nachrichten ist dieses Feld nicht verfügbar). Beim Testen der Verbindung wird dann die E-Mailadresse des gerade am Webadmin angemeldeten Anwenders verwendet.
Sprache Wählen Sie die Sprache in der die E-Mails verschickt werden sollen.
Betreff Geben Sie den gewünschten Text an, der als E-Mail-Betreff verwendet werden soll.
Nachricht Geben Sie hier die gewünschte Nachricht an. Je nach Art der Benachrichtigung verwenden Sie hier reinen Text oder HTML Code.

Falls dieses Feld nicht angezeigt wird, wird der Text vollständig durch das Nachrichten-Template vorgegeben.

Sende Test-Benachrichtigung sendet eine Test-Nachricht mit den gewählten Einstellungen. Für den Test werden die Anwenderdaten des gerade am webadmin angemeldeten Anwenders verwendet (nehmen Sie Änderungen an den Daten dieses Anwenders vor, müssen Sie sich aus- und wieder einloggen, damit diese Daten geladen werden). Variablen können zu diesem Zeitpunkt ggf. nicht aufgelöst werden, da der Workflow ja nicht tatsächlich ausgeführt wurde. Beachten Sie beim Testen auch die Einstellungen für Empfänger und Absender.

Standards laden füllt die Felder Empfänger, Absender, Sprache und Betreff mit Standardeinstellungen - möglicherweise eingegebene Werte werden ersetzt.